Importer des transactions dans une note de frais à l'aide d'un fichier .OFX

La plupart des institutions financières permettent désormais aux clients de télécharger un fichier contenant toutes les transactions exécutées sur leurs comptes, qu'il s'agisse d'un compte bancaire ou d'un compte de carte de crédit. Ce téléchargement se fait généralement dans un format de fichier standard, qui peut être utilisé pour importer les transactions dans un système financier personnel pour un traitement ultérieur.

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Importer des transactions pour inclure les transactions par carte de débit ou de crédit que vous avez pu effectuer pour les besoins de l'entreprise ou dont vous êtes responsable envers l'entreprise. Téléchargez simplement le fichier des transactions et importez-le dans votre note de frais.

Cet article détaille l'import d'un fichier de transactions .OFX, dans une note de frais.

Remarque: L'option Importer des transactions est disponible uniquement pour les utilisateurs qui disposent du droit Importer des transactions dans leur profil de sécurité (Configuration > Organisation > Système > Sécurité > Profil de sécurité > Entrée > Dépense).

1. À partir de la barre d'icônes, cliquez Entrées.
2. À partir du menu de navigation, cliquez Gestionnaire de dépense.
3. En accédant au gestionnaire de dépenses, cliquez sur l'onglet Mes rapports.
4. Cliquez sur un numéro de suivi de note de frais pour y accéder.

   Remarque: Les transactions ne peuvent pas être importées dans une note de frais à l’état Terminé.

   Conseil : Vous pouvez également cocher la case de sélection en regard de la note de frais dans laquelle vous souhaitez importer la transaction. Cliquez sur le bouton Outils. Dans le menu contextuel Outils, sélectionnez Importer des transactions, puis passez à l'étape 7 ci-dessous.

5. Cliquez sur le bouton Outils.
6. Dans le menu contextuel Outils, sélectionnez Importer des transactions.

   

   Remarque: Assurez-vous que la transaction importée tombe dans la période de la note de frais sélectionnée.

7. Lorsque la page Importer les transactions dans la note de frais s'affiche, cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier.
8. Choisissez le fichier à importer depuis votre ordinateur.

   

9. Cliquez sur Ouvrir.
10. Cliquez sur le bouton Modifier en regard d'une transaction pour mettre à jour la date, le poste de dépense, la tâche et le groupe de taxes d'une seule transaction.
11. Sélectionnez Plusieurs transactions et cliquez sur le bouton Mise à jour en masse pour mettre à jour la date, le poste de dépense, la tâche et le groupe de taxes de plusieurs transactions.

    

12. Modifier ou mettre à jour en masse des transactions :
    1. Mettre à jour une seule transaction

       

       1. Cliquez sur le bouton Modifier en regard d'une transaction
       2. Apportez les modifications nécessaires :
          1. Cliquez sur le bouton Calendrier et sélectionnez une nouvelle date.
          2. Cliquez sur le bouton de navigation des postes de dépenses et choisissez l'option appropriée dans la page Liste des postes de dépenses.
          3. Cliquez sur le bouton Parcourir les tâches et choisissez l'option appropriée dans la page Liste des tâches.
          4. Cliquez sur le bouton de navigation Groupe de taxes et choisissez l'option appropriée dans la page Liste des groupes de taxes.
       3. Cliquez sur Enregistrer.

       Remarque: Lors de l'association d'une tâche à une transaction, les restrictions budgétaires définies au niveau du projet (Liste de projets > Modification du projet > Planificateurs > Budget > Postes de dépenses associés) ou de la Tâche (Paramétrage > Travail > Tâches > Modification des tâches > Budget > Postes de dépenses associés) ( s) sont pris en considération.

    2. Mettre à jour plusieurs transactions

       

       1. Sélectionnez plusieurs transactions.
       2. Cliquez sur Mise à jour en masse
       3. Lorsque la boîte de dialogue Mise à jour en masse apparaît, apportez les modifications nécessaires :
          1. Cliquez sur le bouton Calendrier et sélectionnez une nouvelle date.
          2. Cliquez sur le bouton de navigation des postes de dépenses et choisissez l'option appropriée dans la page Liste des postes de dépenses.
          3. Cliquez sur le bouton Parcourir les tâches et choisissez l'option appropriée dans la page Liste des tâches.
          4. Cliquez sur le bouton de navigation Groupe de taxes et choisissez l'option appropriée dans la page Liste des groupes de taxes.

       1. Cliquez surEnregistrer.
13. Sélectionnez les transactions à importer.

    

14. Cliquez sur le bouton Importer.

    Remarque: Les FRAIS de crédit/débit sont importés respectivement en tant que crédit/débit.

15. Affichez la barre de messages de réussite.

    

16. Cliquez sur Retour pour revenir au rapport de dépenses.
17. Affichez les transactions importées en tant qu'éléments de saisie des dépenses dans votre rapport de dépenses.

    

18. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre note de frais.