- Connecteur de traitement automatique des données (ADP)

-Intégration ADP : Présentation

Le suivi du temps et des dépenses est un élément essentiel de solutions. Une bonne solution répond aux exigences de suivi du temps, des frais et des dépenses sur des projets spécifiques. Ceci peut être accompli par l'intégration d'ADP avec . prend en charge l'intégration basée sur des fichiers avec ADP (Automatic Data Processing). Ce type d'intégration avec ADP réduit la surcharge manuelle liée à la saisie de toutes les informations dans un système différent.

Voici les quatre tâches principales qui doivent être accomplies pour réussir l’exportation des lots de paie et de comptes payables vers ADP :

1. Configuration du code de paie
2. Configuration des lots de paie
3. Configuration des payables

Dans les versions précédentes, l'exportation de lots de paie ou de lots payables vers un ADP était indépendante du navigateur. Pour les navigateurs autres qu'Internet Explorer, le fichier exporté ne sera pas téléchargé dans le répertoire Data Exchange et suivra les paramètres par défaut du navigateur.

Configuration du code de paie

Les opérations suivantes doivent être effectuées lors de la configuration des codes de paie.

Pour configurer les codes de paie, reportez-vous à Configuration des codes de paie globaux .

Le mappage des entrées vers ADP est le suivant :

• Heure normale : heures normales
• Heures supplémentaires : heures supplémentaires
• Heures supplémentaires doubles : A exporter :
  - Pour les heures supplémentaires, les champs Priorité du code de paie des heures supplémentaires doubles doivent contenir le même code de paie que le champ Priorité du code de paie des heures supplémentaires .
  - Comme pour les autres heures, le code de paie approprié dans le champ Priorité du code de paiement des frais doit être sélectionné.
• Facturation : Si les heures supplémentaires doubles doivent être exportées sous forme d'autres heures, le code de paie approprié doit être configuré dans ces champs.
• Heure de congé : doit avoir le même code de paie que l'heure normale .

Configuration des lots de paie

Configuration de la connexion à la paie

Pour établir une connexion à ADP pour les lots de paie :

4. Lorsque la page Paramètres financiers s'affiche, accédez à l'onglet Paie .
5. Dans la liste Système de paie , sélectionnez l'application ADP appropriée :
   1. Partenaire RH ADP (par défaut)
      
   2. ADP HRizon
      
   3. Expert en paie ADP
   4. ADP PC/Paie

6. Sous la section Options , spécifiez les éléments suivants pour le lot de paie :

   1. Cochez la case Autoriser l'utilisateur à remplacer tous les paramètres du lot de paie pour permettre aux utilisateurs de modifier les paramètres du lot de paie à partir de la page Modification du lot de paie.

      Si vous cochez la case Autoriser l'utilisateur à remplacer tous les paramètres de lot de paie , les autres options de cette section seront automatiquement sélectionnées et ne pourront pas être modifiées. Cependant, si vous désélectionnez Autoriser l'utilisateur à remplacer tous les paramètres de lot de paie, vous pourrez choisir l'une des options suivantes : Autoriser le remplacement du numéro de lot , Autoriser l'inclusion/exclusion des éléments de ligne et Autoriser les modifications de frais .

   2. Cochez la case Autoriser le remplacement du numéro de lot pour permettre aux utilisateurs de remplacer le numéro de lot généré automatiquement par l'application pour le lot de paie.
   3. Cochez la case Autoriser l'inclusion/exclusion d'éléments de campagne pour permettre aux utilisateurs d'inclure de manière sélective des éléments dans le lot de paie.
   4. Cochez la case Autoriser les modifications de frais pour permettre aux utilisateurs de modifier les entrées de frais dans le lot de paie.

      

7. Sous la section Cycle , spécifiez les éléments suivants pour le lot de paie : Sélectionnez la date de début en cliquant sur l'icône du calendrier, puis choisissez la date.

   

8. Dans la case Le cycle de paie est chaque , entrez un nombre, puis sélectionnez dans la liste mois , demi-mois ou semaine(s)

   Lors de l'enregistrement, si le ou les demi-mois sont sélectionnés et que la date de début n'est pas définie sur le 1er jour du mois (sélectionné), un message s'affiche vous demandant de corriger cela.

   Si semi-mois est sélectionné lors de la création d'un lot de paie, l'intervalle de paie est défini en fonction de la date de début du cycle et du cycle bimensuel défini.

9. Sous Options de publication , cochez la case Ne pas autoriser la publication du lot de paie s'il y a des feuilles de temps ouvertes dans l'intervalle de lot pour empêcher les utilisateurs de publier des lots de paie avec des périodes de feuille de temps ouvertes dans l'intervalle de lot de paie.

   

10. Cliquez sur le bouton Connexion pour établir une connexion avec le système de paie. Effectuez les saisies et sélectionnez les options nécessaires :
    1. Répertoire d'échange de données * : Cliquez sur le bouton Parcourir ( ... ) pour définir où doit être enregistré le fichier d'export ADP.
       
    2. Options d'exportation ADP : dans cette section, sélectionnez lesquels des champs ou composants suivants doivent être exportés vers le fichier ADP :
       1. Inclure plusieurs départements : sélectionnez cette option pour mapper le département à l' ID de projet ou à l' ID de groupe fonctionnel.
          • En-tête : saisissez un titre pour la colonne, s'il est différent du nom par défaut, "Temp Dept", sous lequel l' ID du projet ou l'ID du groupe fonctionnel est affiché.
          • Mapper à : Sélectionnez dans la liste déroulante l'endroit où le département doit être mappé :
            
            • Groupe : sélectionnez cette option pour mapper au groupe fonctionnel .
              
            • Projet : sélectionnez cette option pour mapper au Projet , qui est la sélection par défaut.
              Voir Exemple de fichier d'exportation ADP ci-dessous pour voir comment le fichier apparaît.
              
       2. Inclure le quart de travail de l'employé : sélectionnez cette option pour exporter le type de ressource vers le fichier d'exportation ADP.
          • En-tête : Saisissez un titre pour la colonne, s'il est différent du nom par défaut, "Shift", sous laquelle apparaissent les types de ressources.

            Le changement d'employé fait référence au type de ressource.

       3. Inclure les heures supplémentaires doubles : sélectionnez cette option pour exporter les entrées d'heures supplémentaires doubles vers le fichier d'exportation ADP.
          * Champs requis
11. Dans la section Matrice des employés , sélectionnez le type d'entrées de temps à exporter pour les différents types d'utilisateurs. Par exemple, si les entrées de temps régulières du consultant doivent être exportées, cochez la case sous la colonne Régulier .
12. Cliquez sur Enregistrer et Retour pour revenir à l'onglet Paie .
13. Cliquez sur Enregistrer .

Pour spécifier les identifiants des liens d'intégration :

1. Accédez à Configuration > Organisation > Utilisateurs .
2. L'écran Liste des utilisateurs s'affiche.
3. Cliquez sur un utilisateur dans la liste pour ouvrir l'écran de modification de l'utilisateur .
4. Lorsque la page Modification de l'utilisateur s'affiche, cliquez sur le lien Intégration situé sous le menu de navigation Intégration .
5. Dans le champ ADP , saisissez l'ID.

Exemple de fichier d'exportation ADP

Configuration de l'heure de congé

Lors de la génération d'un fichier d'exportation ADP, toute heure saisie pour un congé est exportée sous un en-tête de colonne différent lorsqu'un identifiant approprié a été saisi pour le code de paie du congé. Si aucun code de paie n'est précisé pour le temps de congé attribué, le temps saisi pour le congé est considéré comme du temps régulier.

Pour afficher le temps de congé dans une colonne distincte, il faut procéder comme suit :

Générer un nouveau lot de paie

Avant de générer un lot de paie, les éléments suivants doivent être complétés :

1. Saisies des feuilles de temps et approbation des feuilles de temps par le responsable approprié.
2. Création de multi-sociétés : Voir Création d'une nouvelle société
   Lors de la création de l'entreprise, assurez-vous qu'elle est associée à l'utilisateur ou au site approprié, respectivement via la page Modification de l'utilisateur ou Modification du site .

   Note:

   • Lorsqu'une entreprise est associée à différents objets, selon la règle de hiérarchie d'association, seuls les objets directement associés à l'entreprise sélectionnée pour un Lot de Paie sont inclus dans le lot.
   • La hiérarchie des règles d'association définit l'ordre de priorité comme Utilisateur > Site > Société par défaut , donc l'objet ayant la priorité la plus élevée par rapport à la société associée est inclus dans le lot de paie.

Pour générer un nouveau lot de paie :

2. Vous devez disposer des droits appropriés pour accéder à la Paie .

6. Cliquez sur l'icône Parcourir à droite de la zone Entreprises pour accéder à la page Sélection multi-entreprises où vous pouvez sélectionner la ou les entreprises pour lesquelles les lots de paie sont traités. Le concept société filtre la liste des utilisateurs associés à la ou aux sociétés sélectionnées. Les entreprises peuvent être associées à des utilisateurs et à des sites à partir des pages Modification de l'utilisateur (sous l'onglet Options de facture) et Modification du site , respectivement.
8. Sélectionnez la société dans la liste disponible. Lorsqu'une seule entreprise est sélectionnée en cliquant sur le bouton Créer un ou plusieurs lots, une paie est créée pour cette seule entreprise sélectionnée et ouverte en mode édition.

   Vous souhaiterez peut-être affiner votre liste d'entreprises disponibles. Sélectionnez Nom ou Identifiant parmi les critères de recherche disponibles, puis entrez une valeur correspondante dans la zone Rechercher . Cliquez sur l'icône de recherche pour affiner la liste des éléments disponibles.

10. Cliquez sur le bouton fléché pour les ajouter à la liste des éléments sélectionnés.
11. Intervalle de paie : dans cette section, sélectionnez la date de début et de fin appropriée pour le cycle de lots de paie.
    1. Date de début : cliquez sur l'icône Calendrier pour sélectionner la date de début appropriée.
    2. Date de fin : cliquez sur l'icône Calendrier pour sélectionner la date de fin appropriée.
12. Options de paie : sélectionnez cette option pour inclure les entrées de heures payables.
    1. Inclure les heures payables : Select this option to include payable time entries.
    2. Inclure les frais monétaires payables : sélectionnez cette option pour inclure les entrées de frais monétaires.
       
13. Cliquez sur Créer un ou plusieurs lots pour créer le lot de paie. Pour plus de détails, reportez-vous à l'article Création d'un nouveau lot de paie .

Exporter un lot de paie vers ADP

Avant d'exporter un lot de paie, assurez-vous que chaque composant inclus dans le lot de paie, tel que le suivant, possède un ID :

• Projets
• Utilisateurs
• Groupes
• Tâches
• Types de travaux

Cet identifiant peut être saisi dans les écrans d'édition de chaque composant. Par exemple, l'écran d'édition de projet , l'écran d'édition de tâche , etc.

Pour exporter un lot de paie :

2. Vous devez disposer des droits appropriés pour accéder à la Paie .

3. Cliquez sur le lot de paie qui doit être validé sous la colonne Numéro de lot .
4. La page Lot de paie s'affiche.
5. Cliquez sur le lien Codes de paie situé dans la navigation de gauche.
6. L'écran Codes de paie s'ouvre et affiche les informations à transférer vers le fichier d'exportation ADP.

   Remarque : Sur l'écran Codes de paie , selon les sélections/paramètres des options d'exportation ADP dans la configuration de la connexion à la paie :

   • Le département affiche soit le projet , soit le groupe.
   • Les colonnes Shift affichent le type de ressource associé aux utilisateurs
7. Une fois la visualisation terminée, cliquez sur Retour pour revenir à l'écran Lot de paie .
8. Cliquez sur Valider pour ouvrir le lot de validation de paie . 
   1. Numéro de lot: Il s'agit d'un champ en lecture seule qui affiche le numéro de lot généré automatiquement.
   2. Date de publication * : cliquez sur l'icône Calendrier pour sélectionner la date appropriée si elle est différente de la date par défaut actuellement affichée.
   3. Modèle de paie : Sélectionnez un modèle dans la liste.
   4. Dans la section Aperçu , vous verrez les informations suivantes sur le lot de paie :
      1. Heures totales
         
      2. Coût total net de l'argent Frais
         
      3. Frais financiers totaux
         
      4. Paie totale avec impôts et déductions
   5. Depuis la section Exporter, vous pouvez exporter les transactions.
      1. Sélectionnez l'application ADP appropriée dans la liste déroulante.
         
      2. Cliquez sur le bouton Exporter pour lancer l'exportation.
         
9. L'écran Exporter la paie affiche un message confirmant que l'exportation de toutes les transactions vers ADP a été effectuée avec succès ou n'a pas pu être effectuée avec la solution suggérée.
10. Lorsque toutes les données sont exportées avec succès, elles sont vers le fichier d'exportation ADP spécifié dans la configuration de la connexion à la paie.

    Le nom du fichier exporté est généré automatiquement et est remplacé à chaque fois qu'un lot de paie est exporté.

11. Cliquez sur Retour pour revenir à la page Publier un lot de paie .

Configuration des payables

Configuration de la connexion payante

Pour établir une connexion à ADP pour les lots payables :

4. Lorsque la page de configuration du système de dépenses s'affiche, cliquez sur le bouton Payable .
5. Remplissez les champs et sélectionnez les options requises sur la page Configuration des paiements :
   1. Système payant Sélectionnez l'application ADP appropriée dans la liste :
      • Partenaire RH ADP
      • ADP HRizon
      • Expert en paie ADP
      • ADP PC/Paie
        
   2. Numéro de lot suivant * : Inscrivez le numéro à utiliser pour le prochain lot de paie, qui s'incrémente automatiquement d'un (1) à chaque fois qu'un nouveau lot payable est créé.
      
   3. Préfixe du numéro de lot : saisissez un préfixe pour précéder le numéro de lot payable.
      Cycle : Définir la date de début et la période du cycle de lots payables
      Obsolète depuis : Summer Heat 2010 L'option Basé sur la période de la feuille de temps
   4. Date de début : Pour saisir la date de début appropriée du cycle de lots payables, si elle est différente de la date par défaut qui s'affiche, soit : Configuration des lots payables
      
      1. Saisissez la date OU
         
      2. Cliquez sur l'icône Calendrier pour sélectionner la date appropriée
   5. Le cycle de paiement est tous les Entrez le nombre pour représenter la durée de la période. puis sélectionnez la période du cycle dans la liste :
      
      1. mois
         
      2. semi-mois
         
      3. semaine(s)
6. Cliquez sur Connexion , situé en haut de la page.
7. Sur la page Connexion qui s'affiche, effectuez les saisies et sélectionnez les options selon vos besoins :
   1. Répertoire d'échange de dates * : Cliquez sur le bouton Parcourir ( ... ) pour définir où doit être enregistré le fichier d'export ADP.
      
   2. Code Société * : Saisissez le code de la société pour laquelle vous souhaitez exporter les données payables. Ce code est utilisé dans le fichier d'export ADP.
   3. Dans la section Options d'exportation ADP, sélectionnez lesquels des champs ou composants suivants doivent être exportés vers ADP.
      
      1. Inclure plusieurs départements : sélectionnez cette option pour mapper le département à l' ID de projet ou à l' ID de groupe fonctionnel et activer les champs En-tête et Mapper avec associés.
         
         1. En-tête : Saisissez un titre pour la colonne, s'il est différent du nom par défaut, "Temp Dept", sous lequel l' ID du projet ou le groupe fonctionnel est affiché.
         2. Mapper à : Sélectionnez dans la liste déroulante l'endroit où le département doit être mappé :
            
            • Groupe : sélectionnez cette option pour mapper au groupe fonctionnel .
              
            • Projet - sélectionnez cette option pour mapper au Projet, qui est la sélection par défaut.
              Voir un exemple de fichier d'exportation ADP multi-département (avec la colonne TEMP DEPT en surbrillance) ci-dessous, une fois que les données ont été exportées vers le fichier ADP.Remarque : Lorsque l'option Inclure plusieurs départements est sélectionnée, l'historique du groupe est pris en compte.
              
      2. Inclure EmployeeShift : sélectionnez cette option pour exporter le type de ressource vers le fichier d'exportation ADP et activer le champ d'en-tête associé. En-tête : saisissez un titre pour la colonne, s'il est différent du nom par défaut, "Shift", sous lequel apparaissent les types de ressources.
         Voir l'exemple de fichier d'exportation ADP de quart d'employé (avec la colonne SHIFT en surbrillance) ci-dessous, une fois que les données ont été exportées vers le fichier ADP.Remarque:
         - Lorsque l' option Inclure le quart de travail de l'employé est sélectionnée :
         - L'historique du type de ressource est pris en compte et les informations sont regroupées par type de ressource
         - Les champs Montant des dépenses et Montant des frais sont activés.
         - L'équipe Shift fait référence au type de ressource .
         1. Pour Montant des dépenses : précisez le nom de la colonne sous laquelle les dépenses s'affichent
            • En-tête : Saisissez le nom de la colonne, s'il est différent du nom par défaut, "Adjust Ded".
            • Code : Saisissez le code auquel les entrées de dépenses doivent être associées, s'il est différent de l'entrée par défaut.
         2. Pour Montant des frais, spécifiez le nom de la colonne sous laquelle les frais monétaires s'affichent.
            1. En-tête : Saisissez le nom de la colonne, s'il est différent du nom par défaut, "Adjust Ded".
            2. Code : Entrez le code auquel les frais d'argent doivent être associés, s'il est différent de l'entrée par défaut.
               Voir Exemple de fichier d'exportation ADP du montant des frais (avec les colonnes Code DED des frais et Montant des frais DED en surbrillance) ci-dessous, une fois les informations exportées vers le fichier ADP.Remarque : Les champs Montant des dépenses et Montant des frais sont activés lors de la sélection de l'option Inclure le quart de travail de l'employé .

Exemple de fichier d'exportation ADP multi-département

Exemple de fichier d'exportation ADP pour les quarts de travail des employés

Exemple de fichier d'exportation ADP du montant des frais

Générer un nouveau lot payable

Avant de générer un lot payable, les éléments suivants doivent être complétés :

1. Approbation de toutes les notes de frais et entrées de frais à inclure dans le lot payable.
2. Création de multi-sociétés : Voir Création d'une nouvelle société
   Lors de la création de l'entreprise, assurez-vous qu'elle est associée à l'utilisateur ou au site approprié, respectivement via les pages de modification de l'utilisateur ou de modification du site .

   Note:

   • Lorsqu'une entreprise est associée à différents objets, selon la règle de hiérarchie d'association, seuls les objets directement associés à l'entreprise sélectionnée pour un Lot de Paie sont inclus dans le lot.
   • La hiérarchie des règles d'association définit l'ordre de priorité comme Utilisateur > Site > Société par défaut , donc l'objet ayant la priorité la plus élevée par rapport à la société associée est inclus dans le lot de paie.

Pour générer un nouveau lot payable :

2. Vous devez disposer des droits appropriés pour accéder aux lots de dépenses payables.

3. Lors de l'affichage de la page Lots de dépenses payables, vous verrez la liste des lots de dépenses payables .

   Par défaut, la liste est filtrée en fonction des lots de dépenses payables ouverts .

4. Cliquez sur Créer un lot .
5. L'écran Lot payable s'affiche. Remplissez les champs et les options requis pour créer un nouveau lot payable :
   
   1. Numéro de lot payable * : Il s'agit d'un numéro séquentiel généré automatiquement par le système, qui peut être remplacé, si nécessaire.
      
   2. Entreprise * : Cliquez sur l'icône Parcourir ( ... ) pour sélectionner une entreprise dans l'écran Liste des entreprises .Remarque : La sélection d'une entreprise permet l'exportation appropriée des utilisateurs et des entrées de temps sous cette entreprise spécifique.
   3. Date du document : cliquez sur l'icône Calendrier pour sélectionner la date appropriée.
      
   4. Intervalle - Dans cette section, sélectionnez la date de début et de fin appropriée pour le paiement.
      
      1. Utiliser la date de début de la base de données : sélectionnez cette option pour utiliser la date de début de la base de données. Lorsque vous cochez cette case, le champ Date de début de cette section est désactivé et affiche automatiquement la date de début de la base de données.
         
      2. Date de début : cliquez sur l'icône Calendrier pour sélectionner la date de début appropriée.
         
      3. Date de fin : cliquez sur l'icône Calendrier pour sélectionner la date de fin appropriée.
         
   5. Options de lot - Sélectionnez les options appropriées à inclure dans le lot payable :
      
      1. Inclure les dépenses remboursables : sélectionnez cette option pour inclure les entrées de dépenses remboursables.
         
      2. Inclure les dépenses payables qui ne sont pas remboursables : sélectionnez cette option pour inclure les entrées de dépenses non remboursables. Après avoir sélectionné cette option, le cas échéant, sélectionnez l'option associée, Mapper vers l'expéditeur lorsque le fournisseur n'est pas défini dans le mode de paiement .
      3. Inclure les frais monétaires payables : sélectionnez cette option pour inclure les entrées de frais monétaires.
         
   6. Commentaires Saisissez des informations supplémentaires concernant ce lot payable.
      
6. Cliquez sur Suivant pour passer à la page suivante de l'écran Lot payable .
7. Sur cette page suivante : Cochez les cases des Utilisateurs à inclure dans ce lot payable. Remarque : Seuls les utilisateurs appartenant à la société précédemment sélectionnée sont inclus dans la liste qui s'affiche sur cette page.
8. Cliquez sur Suivant pour passer à la page suivante de l'écran Lot payable . Cochez les cases des notes de frais à inclure dans ce lot payable.
9. Cliquez sur Suivant pour passer à la page suivante de l'écran Lot payable . Cochez les cases des écritures de frais à inclure dans ce lot payable.Remarque : Cet écran, avec la liste de saisie des frais , apparaît uniquement lorsqu'une sélection a été effectuée dans l'écran précédent Lot à payer répertoriant les notes de frais .
10. Cliquez sur Suivant pour passer à la page suivante de l'écran Lot payable . Ce dernier écran affiche un récapitulatif du lot payable :
    
    1. Historique des paiements
       
    2. Aperçu
       
    3. Liste de tous les utilisateurs du lot et montant par utilisateur .
11. Cliquez sur Terminer pour terminer le processus de génération du lot payable.

Exporter un lot payable vers ADP

Avant d'exporter un lot payable, les éléments suivants doivent être complétés :

Tous les composants inclus dans le lot payable, tels que les suivants, doivent avoir un identifiant :

• Projets
• Utilisateurs
• Groupes
• Tâches
• Types de travaux
• Éléments de dépenses
• Articles facturés

Cet ID peut être saisi dans les écrans d'édition des composants. Par exemple, l'écran de configuration de l'Utilisateur , l'écran d'édition de Projet , l'écran d'édition de Tâche , etc.

L'ID de l'utilisateur doit être saisi dans le champ Valeur ADP de l'écran Intégration , accessible à partir de la page à onglet Emploi de l'écran Modification de l'utilisateur et en cliquant sur le bouton Intégration .

Pour exporter un lot payable :

2. Vous devez disposer des droits appropriés pour accéder aux lots de dépenses payables.

3. Lors de l'affichage de la page Lots de dépenses payables, vous verrez la liste des lots de dépenses payables .

   Par défaut, la liste est filtrée en fonction des lots de dépenses payables ouverts .

4. Cliquez sur le lot payable qui doit être validé sous la colonne Numéro de lot .
5. L'écran Lot payable s'affiche.
6. Dans l'onglet Lot , cliquez sur le lien Publier en haut de la page.
7. L'écran Post-lot payable s'affiche.
   1. Numéro de lot : il s'agit d'un champ en lecture seule qui affiche le numéro de lot généré automatiquement.
   2. Date de publication * : cliquez sur l'icône Calendrier pour sélectionner la date appropriée si elle est différente de la date par défaut actuellement affichée.
   3. Modèle payant : sélectionnez un modèle dans la liste déroulante.
   4. L'aperçu affiche des champs en lecture seule contenant les informations suivantes sur les lots payables en cours de validation :
      
      1. Dépenses totales
         
      2. Frais financiers totaux
         
      3. Total
   5. Depuis la section Exporter :
      1. Sélectionnez l'application ADP appropriée dans la liste déroulante.
         
      2. Cliquez sur le bouton Exporter pour lancer l'exportation.
         
8. L'écran Exporter le lot payable affiche un message confirmant que l'exportation de toutes les transactions vers ADP a été terminée avec succès ou n'a pas pu être complétée avec la solution suggérée. Lorsque toutes les données sont exportées avec succès, elles sont exportées vers le fichier d'exportation ADP spécifié dans la configuration de la connexion payable.Remarque : Le nom du fichier exporté est généré automatiquement et est remplacé chaque fois qu'un lot payable est exporté.
9. Cliquez sur Retour pour revenir à l'écran Reporter un lot à payer .