– Intégration de QuickBooks en ligne

Le support technique est une équipe d'analystes de support d'application formés pour utiliser, configurer et dépanner dans votre environnement d'entreprise spécifique.

Si vous avez des questions, vous pouvez nous joindre en nous envoyant un email .

Le contrat de licence du logiciel a été examiné et accepté lors de la procédure d'installation de ce logiciel dans votre environnement. Copyright © 2023 Logiciel Upland. Tous droits réservés. Il est interdit de photocopier ou de partager ce document avec toute autre partie sans l'autorisation écrite expresse de.

Pour plus d'informations, veuillez contacter via:

5. Sélectionnez QuickBooks en ligne dans la liste du système de comptabilité .
6. Dans la zone Transactions , conservez l’option par défaut Exporter les transactions détaillées telles que sélectionnées.
7. Si nécessaire, sélectionnez la carte des tâches pour Zone de sélection Projets , pour importer des tâches depuis Quickbooks Online et créer automatiquement Projets lors de l'importation.

   

8. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les sélections.

La Société fait office de connecteur avec les bases de données existantes dans les logiciels comptables.

6. Cliquez sur le lien Système comptable principal , ou sur celui applicable à votre organisation, pour ouvrir la page Modification de l'entreprise .
7. Dans l'onglet Général , saisissez ou sélectionnez les informations appropriées en fonction de vos besoins :
   1. Nom * : Entrez un nom d'entreprise préféré, s'il est différent du nom par défaut, "Système comptable principal". L'entreprise fait office de connecteur avec les bases de données existantes dans le logiciel comptable.
   2. Id : saisissez un identifiant pour l'entreprise.
   3. Devise * : Sélectionnez la devise de base de l'entreprise, si elle est différente de la sélection par défaut qui apparaît.

      Assurez-vous que la devise est la même dans et pour la société QuickBooks Online à laquelle il se connecte.

   4. Calendrier * : Sélectionnez le calendrier financier .

      

8. Dans la section Numéro de facture , sélectionnez l'option Remplacer le numéro de facture global pour remplacer le numéro de facture au niveau de l'entreprise, puis saisissez manuellement :
   1. Préfixe du numéro de facture
   2. Numéro de facture courant
   3. Facture - nombre de chiffres

   

9. Dans la section Numéro de lot à payer , sélectionnez l'option Remplacer le numéro de lot à payer global pour remplacer le numéro de lot à payer au niveau de l'entreprise, puis saisissez manuellement :
   1. Préfixe du numéro de payables
   2. Numéro payable actuel
   3. Payable - nombre de chiffres

   

10. Dans la section Numéro de lot de paie , sélectionnez l'option Remplacer le numéro de paie global pour remplacer le numéro de paie au niveau de l'entreprise, puis saisissez manuellement :
    1. Préfixe du numéro de paie
    2. Numéro de paie actuel
    3. Paie – nombre de chiffres

       

11. Dans la section Numéro de lot de revenus , sélectionnez l'option Remplacer le numéro de chiffre d'affaires global pour remplacer le numéro de chiffre d'affaires au niveau de l'entreprise, puis saisissez manuellement :
    1. Préfixe de revenus courant
    2. Numéro de revenus courant
    3. Revenu - nombre de chiffres

    

12. Cliquez sur Enregistrer .

1. À partir de la page Modification de l'entreprise ( Configuration > Finances > Système > onglet Comptabilité > sous-onglet Sociétés ), cliquez sur le lien Propriétés pour ouvrir la page Propriétés d'intégration de QuickBooks en ligne .
2. Spécifiez les propriétés de connexion à QuickBooks en ligne :
   1. Version Api : sélectionnez la version OAuth 2 Api.
   2. Clé du consommateur * : saisissez l' ID client de l'application QuickBooks en ligne.
   3. Secret du consommateur * : saisissez le secret client de l'application QuickBooks en ligne.

   

3. Cliquez sur Enregistrer . Lors de la sauvegarde :
   1. Le bouton Se connecter à QuickBooks est désormais accessible
   2. Les 3 sections suivantes seront affichées : Comptes par défaut , Options d'exportation des factures , Options d'exportation des dépenses payables et Options de mappage des taxes .
4. Cliquez sur Se connecter à QuickBooks .
   1. Utilisez les informations d'identification de votre compte Intuit pour vous connecter à QuickBooks.

      Si vous êtes déjà connecté à votre compte en ligne QuickBooks, vous serez automatiquement redirigé vers l'étape 4.b ci-dessous. Sinon, vous serez invité à vous connecter.

   2. Sélectionnez votre entreprise QuickBooks en ligne.
   3. Cliquez sur Suivant . La page de connexion Intuit se fermera et vous reviendrez à la page Propriétés de l'intégration de QuickBooks en ligne.

      

5. Une fois connecté avec succès à QuickBooks en ligne, vous verrez le bouton vert indiquant « Se connecter à QuickBooks ». Vous pouvez désormais spécifier les propriétés d'intégration de QuickBooks en ligne à partir de chacune de ces sections :
   1. Comptes par défaut
   2. Options d'exportation de factures
   3. Options d'exportation des dépenses à payer
   4. Options de mappage fiscal

   

1. Dans la section Comptes par défaut , sélectionnez les comptes utilisés par lors de l'exportation de divers éléments vers QuickBooks en ligne ; soit acceptez les valeurs par défaut (aucune sélection de compte), soit sélectionnez des comptes QuickBooks en ligne spécifiques parmi les options répertoriées pour les éléments suivants :
2. Créer un produit/service de type de travail dans QuickBooks à l'aide d'un compte
3. Créer un produit/service de dépenses dans QuickBooks à l'aide d'un compte
Créer un produit/service facturé dans QuickBooks à l'aide d'un compte
4. Dans la section Options d'exportation de facture , choisissez les options appropriées :Les factures seront imprimables dans QuickBooks : Sélectionnez cette option pour pouvoir imprimer les factures dans QuickBooks.
5. Remplacer la description de l'article de facture QuickBooks par Informations de référence : Sélectionnez cette option pour le Informations de référence de facture pour remplacer les éléments suivants :
   1. Description des éléments QuickBooks, lors de l'exportation de factures, et/ou
   2. Description de la facture QuickBooks (appelée Mémo dans QuickBooks Pro, Premier et Enterprise) pour chaque ligne de transaction de la facture, lors de l'exportation de Payables.

      Remplacer la description de l'élément de facture QuickBooks par L'option Informations de référence est décochée par défaut pour les nouvelles installations, mais elle est cochée pour les clients mis à niveau.

6. Exporter Numéro de facture vers QuickBooks Champ « N° de facture » : lorsque cette option est sélectionnée, lors de l'exportation d'une facture/d'un lot de factures vers QuickBooks en ligne, le Le numéro de facture est exporté et affiché en tant que numéro de facture QuickBooks. Si l'option n'est pas sélectionnée, le Le numéro de facture ne sera pas exporté et le numéro de facture QuickBooks sera défini par QuickBooks.

   

3. 3. Sélectionnez ensuite QuickBooks en ligne pour ouvrir la page Importer.
4. Société : La zone Société affiche la société par défaut à partir de laquelle tous les objets QuickBooks Online sélectionnés sont importés ; pour plus d'informations sur la configuration de la connexion d'entreprise, voir Configuration de la connexion . .
5. Sélectionnez les objets à importer à partir de la sélection de la liste d'importation ; pour plus d'informations sur le mappage d'objets, consultez le tableau Mappage d'objets entre QuickBooks en ligne et
   1. Taxes mappées sur Détails des taxes et groupes de taxes : sélectionnez cette option pour importer la liste des taxes depuis QuickBooks en ligne.
   2. Les clients mappent vers Clients : Sélectionnez cette option pour importer la liste des clients depuis QuickBooks en ligne. Alors choisi:
      • Créez automatiquement un projet portant le même nom pour permettre pour créer automatiquement un projet portant le même nom que les clients importés.

        Lors de l'importation de clients depuis QuickBooks Online, les tâches associées aux clients sont également affichées dans la liste des clients.

        OU

      • Les emplois sont mappés à Projets
        Remarque : Les tâches correspondent à L'option Projets doit être sélectionnée (Configuration > Finance > Système > Comptabilité) pour activer cette nouvelle fonctionnalité. Si cette option est :

        • Décoché au niveau du système, les projets mappés aux tâches QuickBooks seront désactivés et décochés.
        • Coché au niveau du système, les projets mappés aux tâches QuickBooks seront vérifiés et verrouillés.

        La sélection de cette option ne réinitialise pas le mappage existant. Il est recommandé de ne pas modifier ce paramètre après avoir importé/exporté des objets vers/depuis QuickBooks. Veuillez vous référer au scénario pour plus d'informations.

        Scénario:

        • Si l'option n'est pas sélectionnée : les clients QuickBooks sont importés en tant que clients PSA. Vous avez la possibilité de créer un projet PSA du même nom. Les travaux QuickBooks sont importés en tant que clients PSA. Vous avez la possibilité de créer un projet PSA du même nom.
        • Si l'option est sélectionnée : les clients QuickBooks sont importés en tant que clients PSA et les tâches QuickBooks sont importées en tant que projets PSA.
        • Étant donné que la sélection de cette option ne réinitialise pas le mappage existant ; si vous basculez entre eux après avoir importé/exporté des objets, une duplication des données s'ensuivra.
   3. Plan comptable mapper à Comptes : sélectionnez cette option pour importer le plan comptable depuis QuickBooks en ligne.
   4. Les produits et services (revenus) correspondent à Types de travail : sélectionnez cette option pour importer les éléments de paie à partir de QuickBooks en ligne.
   5. Les produits et services (dépenses) correspondent à Dépenses : sélectionnez cette option pour importer les éléments de service depuis QuickBooks en ligne.
   6. Les produits et services (autres dépenses) correspondent à Frais : sélectionnez cette option pour importer les éléments de frais ou les produits et services (autres dépenses) à partir de QuickBooks en ligne.
   7. Les employés mappent vers Utilisateurs : Sélectionnez cette option pour importer les employés depuis QuickBooks Online.
   8. Liste des classes : sélectionnez Liste des classes pour importer les classes de QuickBooks dans Upland PSA, tant qu'elles n'existent pas déjà dans Upland PSA.

      

      Remarque:

      • Pour terminer le mappage, voir Configuration de la connexion pour plus de détails sur la configuration du mappage de classe.
      • Les classes n'apparaîtront ni dans la structure de répartition organisationnelle (OBS) d'Upland PSA ni dans la structure de répartition du travail (WBS) d'Upland PSA.
   Section Options de création : créez de nouveaux espaces réservés, si nécessaire, à partir de la liste Options de création pour les objets suivants importés depuis QuickBooks en ligne :
   1. Clients sous l'espace réservé
   2. Types de travail sous l'espace réservé
   3. Dépenses sous l'espace réservé
   4. Frais sous l'espace réservé

      

      Un espace réservé permet aux utilisateurs de concevoir une hiérarchie et d'organiser la structure arborescente pour localiser les clients, les types de travail, les dépenses et autres dépenses importées de QuickBooks en ligne en regroupant les objets sous des espaces réservés spécifiques. Si un objet est défini comme espace réservé, il ne peut pas être utilisé comme objet normal.

6. Après avoir sélectionné les objets à importer, cliquez sur le lien Importer pour afficher les informations de tous les objets importés, y compris les noms et le nombre total d'objets importés, ainsi que tout message d'avertissement ou d'erreur rencontré lors du processus d'importation.

   Une fois les objets importés avec succès depuis QuickBooks en ligne, localisez les objets transférés dans le ; pour plus d'informations, voir Affichage des objets importés dans .

Lorsque l'option Les travaux mappés aux projets Upland PSA est sélectionnée, vous pouvez importer des travaux à partir de Quickbooks Online et créer automatiquement des projets Upland PSA lors de l'importation.

5. Assurez-vous que QuickBooks en ligne est choisi pour le système de comptabilité .
6. Sélectionnez l’option Mapper les emplois avec les projets Upland PSA .

   

7. Cliquez sur oui pour le message de confirmation qui se lit comme suit : « Si vous passez d'un paramètre Tâches QuickBooks/Clients PSA Upland au paramètre Tâches QuickBooks/Projets PSA Upland, aucun projet PSA Upland existant précédemment ne sera mappé aux tâches QuickBooks. Veuillez vous assurer que tous les emplois QuickBooks existants sont mappés aux projets Upland PSA appropriés. Êtes-vous sûr de vouloir continuer ? "
10. Parmi les options disponibles, cliquez sur QuickBooks en ligne .
11. Sélectionnez la société requise parmi les options disponibles.
12. Sélectionnez l’option Les clients mappés aux clients Upland PSA .
13. Cliquez sur Importer .

    

14. Notez que le message de réussite sera affiché dans le journal et que tous les clients et sous-clients importés seront affichés.

Vérifier les clients importés en tant que clients dans

4. Recherchez les clients importés et notez qu'ils ont été importés et répertoriés en tant que clients dans .

Vérifier les travaux importés en tant que projets dans Upland PSA

2. Recherchez les travaux importés et notez qu'ils ont été importés et répertoriés en tant que projets dans .

À partir de la page Mappage de classe accessible via les propriétés d'intégration de QuickBooks en ligne ( Configuration > Finances > Système > Système de comptabilité > Liste des entreprises > Modification de l'entreprise ), vous pouvez maintenant choisir de mapper.

• Classe de facture en ligne QuickBooks avec temps , frais , dépenses et produits PSA Upland.
• Cours de dépenses en ligne QuickBooks avec dépenses et frais PSA Upland.

Les classes importées sont enregistrées dans la base de données Upland PSA et ne sont pas disponibles sur l'interface utilisateur.

5. Assurez-vous que QuickBooks en ligne est choisi pour le système de comptabilité .
7. Cliquez sur Propriétés , puis cliquez sur Mappage de classes .
8. Dans la section Mappage des classes de facture , associez Dépense à Tâche .
9. Dans la section Mappage des classes de dépenses , associez Dépense à Projet .

   

10. Cliquez sur Enregistrer .

13. Parmi les options disponibles, cliquez sur QuickBooks en ligne .
14. Sélectionnez Liste des classes .
15. Cliquez sur Importer .

    

Les objets suivants sont mappés entre QuickBooks Online et Upland PSA :

Le tableau répertorie les objets importés et leurs chemins respectifs dans .

1. Importer le plan comptable ; pour plus d'informations, voir Importation d'objets à partir de QuickBooks en ligne .
6. Cliquez sur le bouton Segmentation pour ouvrir la page Configuration de la segmentation
7. Cliquez sur l'onglet Transactions clients pour configurer les comptes clients.
8. Dans la section Saisie du temps , sélectionnez un objet de la liste Segment 1 ; par exemple, sélectionnez Client pour mapper toutes les entrées de temps à un client.

   

   Les entrées de dépenses , de frais et de produits sont également configurées de la même manière à partir des sous-onglets Entrée de dépenses , Entrée de frais et Entrée de produit respectivement.

10. Cliquez sur l'onglet Transactions payables pour configurer les comptes créditeurs.

    L'onglet Transactions à payer contient les sous-onglets Saisie des dépenses , Saisie des frais et Saisie des achats .

11. Dans la section Saisie des dépenses , sélectionnez un objet de la liste Segment 1 ; par exemple, sélectionnez Groupe pour mapper toutes les entrées de dépenses à un groupe.

    

    Les entrées de frais et d'achat sont également configurées de la même manière à partir des sous-onglets Entrée de frais ou Entrée d'achat respectivement.

5. Développez l'élément de menu Financier et cliquez sur Comptabilité pour ouvrir la page d'édition de comptabilité .
6. Dans Transactions à recevoir , sélectionnez l'option Compte .
7. Cliquez ensuite sur le bouton Parcourir (...) pour ouvrir la page Liste des comptes qui répertorie tous les comptes dans , y compris les comptes importés de QuickBooks en ligne.
8. Sélectionnez le compte auquel la transaction doit être mappée dans le compte QuickBooks G/L.

   

   La page Modification de la comptabilité est automatiquement mise à jour pour afficher le compte sélectionné.

9. 

4. Cliquez sur un groupe dans la liste pour ouvrir la page Modification du groupe.
5. Cliquez sur le bouton Comptabilité pour ouvrir la page Modification de la comptabilité.
6. Dans Transactions à payer , sélectionnez l'option Compte .
7. Cliquez ensuite sur le bouton Parcourir (...) pour ouvrir la page Liste des comptes qui répertorie tous les comptes dans Upland PSA, y compris les comptes importés de QuickBooks en ligne.
8. Sélectionnez le compte auquel la transaction doit être mappée dans le compte QuickBooks G/L.

   

   La page Modification de la comptabilité est automatiquement mise à jour pour afficher le compte sélectionné.

9. 

Avant d'exporter des notes de frais vers QuickBooks en ligne, vérifiez que les taxes d'achat sont mappées aux comptes appropriés dans QuickBooks.

3. Sélectionnez l'onglet Tous les rapports pour afficher une liste de tous les rapports de dépenses .
4. Cliquez sur le lien Numéro de suivi d'une note de frais dans la liste pour ouvrir la note de frais sélectionnée.
5. Dans l'onglet Détails situé dans le volet de droite, prenez note du groupe de taxes d'achat QuickBooks associé à la saisie des dépenses .

   Une taxe importée de QuickBooks doit être sélectionnée pour mapper correctement la taxe.

10. Sur la page Paramètres financiers affichée, accédez à l'onglet Taxes .
11. Accédez au sous-onglet Groupes de taxes .
12. Cliquez sur un groupe de taxes spécifique pour accéder à la page de modification du groupe de taxes et prendre note de la taxe d'achat répertoriée dans le volet de droite.

    Dans le volet de droite, toutes les taxes associées au groupe de taxes spécifique sont répertoriées.

14. Dans l'onglet Taxes de la page Paramètres financiers , accédez au sous-onglet Détails de la taxe .
15. Cliquez sur le nom de la taxe spécifique pour afficher les détails dans le volet de droite.

    Si deux taxes portant le même nom sont répertoriées, assurez-vous que la taxe de type Achat est sélectionnée.

16. Vérifiez que Achats est spécifié dans la zone Type puisque les lots payables sont exportés.
17. Cliquez sur le bouton Parcourir (...) à côté de la zone Compte pour ouvrir la page Liste des comptes , puis cliquez sur le compte QuickBooks approprié sous l'espace réservé Comptes GL QuickBooks pour l'associer à la taxe d'achat.

    

    Le champ Comptes est automatiquement mis à jour.

18. Les taxes sont mappées au compte QuickBooks.

Avant d'exporter des factures vers QuickBooks, vérifiez que les taxes de vente sont mappées aux comptes appropriés dans QuickBooks.

Une taxe importée de QuickBooks doit être sélectionnée pour mapper correctement la taxe.

5. Développez l'élément de menu Financier et cliquez sur Options de facture pour ouvrir la page Options de facture.
6. Dans l'onglet Général , vérifiez que le groupe de taxe de vente associé au client est affiché dans la zone Groupe de taxe .
7. Accédez à l'onglet Facturation des dépenses et prenez note de la taxe de vente affichée sous le tableau Taxes correspondantes .

   Lors de la génération d'une facture avec des entrées de dépenses facturables qui sont également imposables, les paramètres peuvent être définis dans l'onglet Facturation des dépenses . Pour déterminer comment les taxes sont affichées et traitées, voir Consulter le récapitulatif des factures et Exporter des factures avec des dépenses imposables.

8. Cliquez sur le lien Retour pour revenir à la liste des clients .
12. Accédez à l'onglet Taxes .
13. Cliquez sur une taxe spécifique pour afficher les détails dans le volet de droite.

    Si deux taxes portant le même nom sont répertoriées, assurez-vous que la taxe de type Ventes est sélectionnée.

14. Vérifiez que Ventes est spécifié dans la zone Type puisque les factures ou factures multi-clients sont en cours d'exportation.
15. Cliquez sur le bouton Parcourir (...) à côté de la zone Compte pour ouvrir la page Liste des comptes , puis cliquez sur le compte QuickBooks approprié sous l'espace réservé Comptes GL QuickBooks pour l'associer à la taxe de vente.

    

    Le champ Compte est automatiquement mis à jour.

3. Cliquez ensuite sur QuickBooks pour ouvrir la page Exporter .
4. Cliquez sur le bouton de navigation Société pour sélectionner la société .
5. Sélectionnez les objets à exporter dans la liste de sélection d'exportation ; pour plus d'informations, consultez le Mappage d'objets entre QuickBooks en ligne et tableau.
   1. Sélectionnez Les clients mappés aux clients QuickBooks et cliquez sur le bouton Sélectionner correspondant pour sélectionner les clients dans la liste, puis cliquez sur Retour pour revenir à la page Exporter .
   2. Sélectionnez les types de travail mappés aux produits et services QuickBooks (revenus) et cliquez sur le bouton Sélectionner correspondant pour sélectionner les types de travail dans la liste, puis cliquez sur Retour pour revenir à la page Exporter .
   3. Sélectionnez Les dépenses mappées aux produits et services QuickBooks (Dépenses) et cliquez sur le bouton Sélectionner correspondant pour sélectionner les dépenses dans la liste, puis cliquez sur Retour pour revenir à la page Exporter .
   4. Sélectionnez les frais et produits mappés aux produits et services QuickBooks (autres dépenses) et cliquez sur le bouton Sélectionner correspondant pour sélectionner les frais dans la liste, puis cliquez sur Retour pour revenir à la page Exporter.
   5. Sélectionnez Utilisateurs et cliquez sur le bouton Sélectionner correspondant pour sélectionner les utilisateurs dans la liste, puis cliquez sur Retour pour revenir à la page Exporter . Les utilisateurs peuvent être exportés en tant qu'employés ou fournisseurs :
      1. Sélectionnez Mapper avec les employés de QuickBooks pour exporter les utilisateurs en tant qu'employés .
      2. Sélectionnez Mapper avec les fournisseurs QuickBooks pour exporter les utilisateurs en tant que fournisseurs .

      

6. Cliquez sur le lien Exporter pour afficher les informations de tous les objets exportés, y compris les noms et le nombre total d'objets exportés, ainsi que les messages d'avertissement ou d'erreur rencontrés lors du processus d'exportation.

5. Assurez-vous que QuickBooks en ligne est choisi pour le système de comptabilité .
7. Cliquez sur Propriétés , puis choisissez Class Mapping .
8. Dans la section Mappage des classes de facture , associez Dépense à Tâche .
9. Dans la section Mappage des classes de dépenses , associez Dépense à Projet .
10. Accédez à Finances > Gestionnaire de factures > Factures .
11. Recherchez la facture requise et exportez-la vers QuickBooks en ligne. Notez que les nouvelles classes seront créées avec succès dans QuickBooks en ligne et seront ajoutées à la facture.
12. Accédez à Finances > Gestionnaire des dépenses payables .
13. Recherchez le lot de dépenses à payer requis et exportez-le vers QuickBooks en ligne. Notez que les nouvelles classes seront créées avec succès dans QuickBooks en ligne et seront ajoutées au lot de dépenses à payer.

3. Lorsque la page Lots de dépenses payables s'affiche, cliquez sur Créer un lot . Pour plus de détails, reportez-vous à Création d'un nouveau lot de dépenses à payer .

3. Lorsque la page Expense Payable Manager s'affiche, cliquez sur le numéro de lot pour ouvrir la page Payable Lot .
4. Cliquez sur le lien Transactions pour ouvrir la page Transactions financières , qui affiche toutes les transactions financières. Les informations affichées comprennent le numéro de compte, le nom du compte, le débit, le crédit, le type de devise, la date et la référence.
5. Vérifiez qu'il n'y a aucune information de compte sur la page Transactions financières affichée en rouge.

   

   Les informations sur le compte apparaissent en rouge si les comptes ne sont pas correctement associés. Cliquez ici pour voir comment mapper des objets entre Upland PSA et Quickbooks pour plus d'informations.

6. Cliquez sur le lien Retour pour revenir à la page Lot payable .
7. Cliquez sur le lien Valider pour ouvrir la page Valider un lot payable .
8. Cliquez sur le calendrierà côté de la zone Date de publication pour sélectionner une nouvelle date si la date n'est pas correcte.
9. Sélectionnez un modèle dans la liste des modèles payables .

   

10. Cliquez sur le lien Aperçu pour afficher les informations sur le lot payable (facultatif).

    

    La section Aperçu est en lecture seule et affiche le total de toutes les entrées de dépenses et de frais incluses dans le lot payable.

11. Cliquez sur le bouton Exporter pour ouvrir la page Exportation des paiements vers QuickBooks qui affiche l'état du processus d'exportation. Vous trouverez ci-dessous les paramètres que le système vérifiera au cours du processus :
    1. Lorsque la tâche est liée à un client qui a été importé dans Upland PSA ou exporté vers QuickBooks, le client : emploi correspondant s'affichera sur la facture QuickBooks.

       Dans QuickBooks, il y a un client : « Smith, John » avec un emploi associé appelé : « 330 Main St ». Ensuite, une entrée de dépenses est créée, dans Upland PSA, pour une tâche liée soit à un client Upland PSA « Smith, John » (client QuickBooks) ou « 330 Main St » (tâche QuickBooks). Lors de l'exportation de cette entrée de dépenses, dans le cadre d'un lot payable, vers Factures QuickBooks, le Client : Travail associé apparaîtra sur la facture sous la forme « Smith, John » (si la tâche concerne uniquement le client, ou « Smith, John : 330, rue Main.

    2. La facture QuickBooks n'affichera pas un Client : Tâche correspondant si, lors de l'exportation des lots payables :
       1. Le lot de factures exporté ne contient pas de note de frais avec une entrée liée à QuickBooks Customer:Job .
       2. Utilise des transactions résumées.
       3. Le Client : Tâche n'existe pas sur la facture pour QuickBooks en ligne, cette fonction est donc désactivée lors de l'exportation de lots payables à l'aide de QuickBooks en ligne.
    3. Sélectionnez un compte dont le type de compte est autre que « Comptes créditeurs (C/P) » ; par exemple, sélectionnez un compte dont le type de compte est « Dépenses » et « Revenus ».

       Assurez-vous de sélectionner le type de compte pris en charge par QuickBooks en ligne.

12. Une fois le lot de factures exportées, la page Exportation des factures vers QuickBooks indique que les factures ont été exportées avec succès. Si le processus d'exportation échoue, un message d'erreur indique les problèmes et les solutions possibles.
13. Cliquez sur le lien Retour pour revenir à la page Valider un lot payable.
14. Cliquez sur le lien Publier pour valider le lot payable (effectuer toutes les entrées de dépenses comme payées) et lorsque vous êtes invité à confirmer la validation du lot payable, cliquez soit :
    1. Oui pour procéder à la publication
    2. Non pour annuler la demande.
15. Cliquez sur le lien Aperçu pour ouvrir la page Visionneuse de rapports .
16. Cliquez sur le lien Imprimer pour imprimer le rapport.
17. Cliquez sur le lien Fermer pour revenir à la page Valider un lot payable .
18. Cliquez sur le lien Retour pour revenir à la page Lot payable .
19. Cliquez à nouveau sur le lien Retour pour revenir à la page Gestionnaire des dépenses payables .

    Pour plus d'informations sur un lot, cliquez sur le numéro de lot payable particulier dans la liste.

3. Accédez à l'onglet Factures .
4. Cliquez sur un numéro de facture pour ouvrir la page Modification de la facture pour la facture sélectionnée.
5. Cliquez sur le lien Transactions pour ouvrir la page Transactions financières , qui affiche toutes les transactions financières. Les informations affichées comprennent le numéro de compte, le nom du compte, le débit, le crédit, le type de devise, la date et la référence.

   Les montants de débit et de crédit doivent s’équilibrer à zéro.

6. Vérifiez qu'il n'y a aucune information de compte sur la page Transactions financières affichée en rouge, puis cliquez sur Retour pour revenir à la page Modification de la facture .

Remarque : Les informations sur le compte apparaissent en rouge si :

• Les comptes ne sont pas correctement associés
• Les taxes ne sont pas associées aux comptes

Pour plus d'informations, voir Mappage d'objets et Configuration des taxes .

7. Cliquer sur le lien Valider pour ouvrir la page Valider la facture.
8. Cliquez sur le calendrier à côté de la zone Date de publication pour sélectionner une nouvelle date si la date n'est pas correcte.
9. Sélectionnez un modèle dans la liste Modèle de facture , puis cliquez sur le lien Aperçu pour afficher la présentation du rapport de facture.
10. Cliquez sur le bouton Exporter pour ouvrir la page Exportation des factures vers QuickBooks qui affiche l'état du processus d'exportation.

    La section Aperçu des paiements est en lecture seule et affiche le total de toutes les entrées de dépenses et de frais incluses dans la facture.

11. Une fois l'export réussi de la facture :
    1. Le numéro de facture Upland PSA apparaît dans le champ Mémo de facture QuickBooks de la version QuickBooks en ligne.
    2. Des informations spécifiques, notamment le taux moyen et le nombre d'heures/quantité, sont mappées à QuickBooks comme suit : FraisTaux de facturation QB : laissé vide pour chaque transaction.

       QB Facture QTY : Toujours une valeur de 1.

       Montant de la facture QB : le montant de chaque entrée de dépense PSA Upland.

       ChargeTaux de facturation QB : laissé vide pour chaque transaction.

       QB Facture QTY : Toujours une valeur de 1.

       Montant de la facture QB : le montant de chaque entrée de frais PSA Upland.

       ProduitTaux de facturation QB : cela reflète le prix de facturation, facturation au prix unitaire du produit, de chaque produit facturable qui apparaît dans la facture PSA Upland, en particulier la valeur sous la colonne Montant de l'onglet Produit.

       QTÉ de la facture QB : cela reflète le nombre de produits facturables, d'articles de produit, de chaque produit facturable qui apparaît dans la facture PSA Upland, en particulier la valeur sous la colonne # d'articles dans l'onglet Produit.

       Montant de la facture QB : cela reflète le total de chaque transaction de produit, en particulier la valeur sous la colonne Total avec l'onglet Produit de la facture PSA Upland.

       Temps	Taux de facturation QB : La moyenne de tous les temps facturables/frais de temps apparaissant sur la facture par transaction. Sur une entrée de temps de 10 heures, dont 8 heures sont facturées à 100$ et les 2 heures restantes sont facturées à 120$, donc le taux de facturation moyen pour cette entrée (transaction) sera de (100$ + 120$)/2 = 110$ QTÉ sur la facture QB : la somme du temps facturable/des frais de temps apparaissant sur la facture Upland PSA par transaction. Une entrée de temps de 4 heures le même jour qu'une facturation de temps de 4 heures, puisque celles-ci sont considérées comme 2 transactions distinctes, chacune d'elles aurait une quantité de facture QB de 4. Montant de la facture QB : cela reflète le montant individuel du crédit de chaque transaction Upland PSA, en particulier le montant total divisé par le nombre d'heures. Le montant de la facture QB par transaction peut ne pas refléter la quantité de la facture QB. multiplié par le taux de facture QB puisqu'un taux moyen est utilisé. Une entrée de temps spécifique comporte 8 heures à 100 $ et 2 heures à 120 $, le taux de quantité de la facture QB afficherait 110 $ (la moyenne), mais le montant de la facture QB reflète le montant réel en PSA Upland, le calcul est donc : (8h X 100$) + (2h X 120$) = 1040$ divisé par le nombre d'heures et, PAS 10 heures X 110$ = 1100$ divisé par le nombre d'heures

    L'exportation de factures individuelles s'effectue également à partir de la page Invoice Manager en cochant la case d'un numéro de facture puis en cliquant sur le bouton Exporter. Une fois une facture exportée, la page Exportation de facture vers QuickBooks indique que la facture a été exportée avec succès. Si le processus d'exportation échoue, un message d'erreur indique les problèmes et les solutions possibles.

12. Cliquez sur le lien Précédent pour revenir à la page Modification des factures, puis cliquez à nouveau sur Précédent pour revenir à la page Gestionnaire de factures.
13. Cochez la case d'un numéro de facture et cliquez sur le bouton Publier pour valider la facture (marque toutes les entrées comme facturées).
14. Lorsque vous êtes invité à confirmer la validation de la facture, cliquez soit sur :
    1. Oui pour procéder à la publication.
    2. Non pour annuler.

L'onglet Récapitulatif de la facture affiche un aperçu des informations de la facture, notamment :

• Numéro de la dernière facture.
• Date de la dernière facture.
• Montant total des charges, éléments, dépenses, taxes et prestations inclus dans la facture.
• Numéro de facture actuel.
• Date de début et de fin de la période.

3. Accédez à l'onglet Factures .
4. Cliquez sur un numéro de facture pour ouvrir la page Modification de la facture pour la facture sélectionnée.
5. Accédez à l'onglet Récapitulatif pour afficher les informations récapitulatives de la facture sélectionnée.

   Les informations sur la page Récapitulatif de la facture sont en lecture seule et ne peuvent pas être modifiées.

Lors de la génération d'une facture avec des éléments de dépenses facturables qui sont également imposables, il existe trois manières de gérer et d'afficher les taxes dans un récapitulatif de facture.

Pour gérer et visualiser les taxes comme décrit dans la procédure de paramétrage des options d'affichage de la saisie récapitulative des dépenses de la facture, la correspondance entre les détails de la taxe de vente utilisés au niveau du Client ( Configuration>Travail>Clients>Modification client>Options de facture>Liste des groupes de taxes ). et les détails de la taxe d'achat utilisés au niveau de la saisie des dépenses ( Entries>Expense Report>Expense Report List>Expense Entry Edit ) doivent être définis.

5. Accédez à l'onglet Options de facture , puis cliquez sur le bouton Taxes sur les dépenses pour déterminer comment les éléments de dépenses facturables qui sont imposables sont affichés sur la page Récapitulatif de la facture .
   1. Cochez la case Exclure de la facture pour ne pas calculer les taxes encourues à partir de l'entrée de dépense taxable et pour afficher uniquement le montant net de l'entrée de dépense dans la zone Dépenses de la page Récapitulatif de la facture.
   2. Cochez la case Inclure dans le montant pour calculer le montant brut de l'entrée de dépense et afficher le total net + taxe de l'entrée de dépense dans la zone Dépenses de la page Récapitulatif de la facture .
   3. Si les cases Exclure de la facture et Inclure dans le montant sont décochées, alors le montant de la saisie des dépenses et le montant de la taxe de saisie des dépenses apparaissent respectivement dans les cases Dépenses et Taxes totales de la page Récapitulatif de la facture .

   Lorsque la case Appliquer le groupe de taxes du client lors de la facturation des dépenses est cochée dans la section Options de facturation des dépenses internes , alors le groupe de taxes du client n'est pas calculé au niveau des dépenses mais plutôt au niveau du client . La case Appliquer le groupe de taxes client lors de la facturation des dépenses peut être cochée en cliquant sur Configuration > Travail > Clients pour ouvrir la page Modification du client, puis en cliquant sur l'onglet Options de facturation pour afficher le sous-onglet Paramètres par défaut .

3. Accédez à l'onglet Lots .
4. Dans l'onglet Lots , cliquez sur un numéro de lot pour ouvrir la page de modification du gestionnaire de factures multi-clients pour la facture multi-client sélectionnée.
5. Cliquez sur le lien Transactions pour ouvrir la page Transactions financières , qui affiche toutes les transactions financières. Les informations affichées comprennent le numéro de compte, le nom du compte, le débit, le crédit, le type de devise, la date et la référence.
6. Vérifiez qu'il n'y a aucune information de compte sur la page Transactions financières affichée en rouge, puis cliquez sur le lien Retour pour revenir à la page de modification du Gestionnaire de factures multi-clients.

Remarque : Les informations sur le compte apparaissent en rouge si :

• Les comptes ne sont pas correctement associés
• Les taxes ne sont pas associées aux comptes

Pour plus d'informations, voir Mappage d'objets et Configuration des taxes .

7. Cliquez à nouveau sur Retour pour revenir à l'onglet Lots puis cochez les cases des Lots à exporter.
8. Cliquez sur Exporter pour ouvrir la page Exportation des factures vers QuickBooks qui affiche l'état de l'exportation.
9. 13. Le numéro de facture Upland PSA apparaît dans le champ Mémo de facture QuickBooks de la version QuickBooks en ligne.
10. Des informations spécifiques, notamment le taux moyen et le nombre d'heures/quantité, sont mappées à QuickBooks comme suit : Frais Taux de facturation QB : laissé vide pour chaque transaction.

    QB Facture QTY : Toujours une valeur de 1.

    Montant de la facture QB : le montant de chaque entrée de dépense PSA Upland.

    Charge Taux de facturation QB : laissé vide pour chaque transaction.

    QB Facture QTY : Toujours une valeur de 1.

    Montant de la facture QB : le montant de chaque entrée de frais PSA Upland.

    ProduitTaux de facturation QB : cela reflète le prix de facturation, facturation au prix unitaire du produit, de chaque produit facturable qui apparaît dans la facture PSA Upland, en particulier la valeur sous la colonne Montant de l'onglet Produit.

    QTÉ de la facture QB : cela reflète le nombre de produits facturables, d'articles de produit, de chaque produit facturable qui apparaît dans la facture PSA Upland, en particulier la valeur sous la colonne # d'articles dans l'onglet Produit.

    Montant de la facture QB : cela reflète le total de chaque transaction de produit, en particulier la valeur sous la colonne Total avec l'onglet Produit de la facture PSA Upland.

    Temps	Taux de facturation QB : La moyenne de tous les temps facturables/frais de temps apparaissant sur la facture par transaction. Sur une entrée de temps de 10 heures, dont 8 heures sont facturées à 100$ et les 2 heures restantes sont facturées à 120$, donc le taux de facturation moyen pour cette entrée (transaction) sera de (100$ + 120$)/2 = 110$ QTÉ sur la facture QB : la somme du temps facturable/des frais de temps apparaissant sur la facture Upland PSA par transaction. Une entrée de temps de 4 heures le même jour qu'une facturation de temps de 4 heures, puisque celles-ci sont considérées comme 2 transactions distinctes, chacune d'elles aurait une quantité de facture QB de 4. Montant de la facture QB : cela reflète le montant individuel du crédit de chaque transaction Upland PSA, en particulier le montant total divisé par le nombre d'heures. Le montant de la facture QB par transaction peut ne pas refléter la quantité de la facture QB. multiplié par le taux de facture QB puisqu'un taux moyen est utilisé. Une entrée de temps spécifique comporte 8 heures à 100 $ et 2 heures à 120 $, le taux de quantité de la facture QB afficherait 110 $ (la moyenne), mais le montant de la facture QB reflète le montant réel en PSA Upland, le calcul est donc : (8h X 100$) + (2h X 120$) = 1040$ divisé par le nombre d'heures et, PAS 10 heures X 110$ = 1100$ divisé par le nombre d'heures

11. Cliquez sur Retour pour revenir à l'onglet Lots , puis cochez les cases des lots à valider.
12. Cliquez sur le bouton Publier pour valider la facture multi-client (rend toutes les entrées incluses dans la facture comme facturées).
13. Lorsque vous êtes invité à confirmer la validation des lots de factures, cliquez soit sur :
    1. Oui pour procéder à la publication.
    2. Non pour annuler la demande et revenir à la page Gestionnaire de factures .
14. Cliquez sur le lien Retour pour revenir à l'onglet Lots .